Beste kostenlose Mitarbeiter-Jahresplan-Vorlage

Seit zwei Jahren arbeiten wir als Jugendmitarbeiter-Team konsequent mit „Google Tabellen“, um die Übersicht zu behalten und unsere Aufgaben zu verteilen. Für uns ist das momentan die beste und unkomplizierteste Lösung, ohne Extra-App, leicht zugänglich und kostenlos.

Hier unsere aktuelle, überarbeitete Liste, hilfreiche Übersichten, eine Menge Zusatz-Elemente, als Kopiervorlage. Einfach kopieren und anpassen fürs eigene Team oder auch nur Inspiration holen.

Danke Timmy für deinen HAMMER Einsatz bei uns im Team! Und Danke für die folgende Erklärung!

Link zum Spreadsheet (Kopiervorlage)

Dieses Google Spreadsheet hilft uns dabei, unsere Terminplanung zu automatisieren. Aus einer zunächst sehr simplen statischen Tabelle ist nach und nach ein komplexes Spreadsheet mit vielen Automatismen entstanden. Wenn man die Datei das erste Mal sieht, kann sie durch die vielen Tabellenblätter, Farben und den enthaltenen Code erstmal erschlagend wirken. Nach Einarbeitung in die Funktionen von Google Spreadsheet/ Excel sollte aber schnell klar werden, was im Dokument passiert. Darüber hinaus ist die Datei stark auf die Bedürfnisse unserer Jugendgruppe zugeschnitten, beispielsweise durch automatisches gleichmäßiges Verteilen der Aufgaben oder durch Integration der Ferien in Niedersachsen. Natürlich kann alles angepasst werden, allerdings bedarf es hierfür einer intensiven Einarbeitung in die Thematik bzw. in den enthaltenen Code.

Aufbau

Die Tabelle besteht aus acht Blättern, die aber im Prinzip nur unterschiedlichen Ansichten des ersten Tabellenblatts entsprechen. Sobald ihr alle Automatismen an eure Bedürfnisse angepasst habt, müssen im alltäglichen Workflow nur noch die Aufgaben im Blatt Termine eingetragen werden. Die Blätter Termine Komprimiert, Aktuell, Meine Aufgaben, Jahr und Beamer/Tontechnik greifen alle auf die Daten von Termine zu. In dem Blatt Mitarbeiter könnt ihr die Namen eintragen, an die die Aufgaben verteilt werden sollen. In dem letzten Blatt sind die Geburtstage aufgelistet, auf die in den anderen Blättern zurückgegriffen wird.

Kopie des Dokuments erstellen

Um das Template zu übernehmen, müsst ihr es zuerst kopieren. Dafür geht ihr die folgenden Schritte durch:

  1. Geht auf Datei -> Kopie erstellen
  2. In dem geöffneten Fenster wählt ihr aus, wie ihr eure Kopie nennen wollt und wo sie gespeichert werden soll. Die Kästchen könnt ihr unausgewählt lassen.

Um die enthaltenen Makros automatisiert ausführen zu können, müsst ihr allerdings noch die folgenden Schritte befolgen:

  1. Geht auf Tools -> Skripteditor. Es öffnet sich ein neuer Tab mit den dem enthaltenen .gs-Code. Schaut gerne über den Code rüber, damit ihr versteht, was dort passiert.
  2. Spreadsheets ermöglichen es diesen Code entweder manuell als Makro oder automatisiert über Trigger zu starten. Diese Trigger werden beim Kopieren leider nicht übernommen und müssen manuell erstellt werden. Klickt auf Bearbeiten -> Trigger des aktuellen Projekts. Unten rechts auf der neuen Seite kann unter Trigger hinzufügen ein neuer Trigger hinzugefügt werden. Es müssen nun die folgenden sechs Trigger eingefügt werden.

Trigger 1

Trigger 2

Trigger 3

Trigger 4

Trigger 5

Trigger 6

Jetzt ist die Datei bereit, um von euch personalisiert zu werden. Bei Fragen zu dem Sheet könnt ihr euch gerne melden. In Zukunft ist geplant, auf ein paar Funktionen detaillierter einzugehen.

Schreibe einen Kommentar